Міжнародний провайдер електронного документообігу E-COM заощадив своїм клієнтам за рахунок відмови від паперу майже 162 млн гривень

Позитивні зміни у чинному законодавстві у 2017 році сприяли розвитку е-сервісів, впровадженню е-врядування в Україні та проникненню електронного обміну даними у всі сфери діяльності. Нові можливості стали додатковими імпульсами для провідного провайдера електронного документообігу E-COM, інноваційні рішення якого дозволяють вивести будь-який бізнес на якісно новий рівень.

Про масштабні результати роботи команди E-COM краще за все розповідають цифри.

«Тільки за рахунок паперу, який замінили на е-документи, E-COM вдалось зберегти своїм клієнтам майже 162 млн гривень, адже на сьогодні кількість переданих е-документів складає понад 385 млн», — зазначив Антон Коков, директор департаменту з розвитку сервісів е-документообігу E-COM.

Якщо скласти їх паперові аналоги у стопку, її висота складе 39,27 км, що дорівнює 19 Говерлам! Не менш важливу роль у впровадженні цих інновацій відіграє екологічний фактор, аджетільки за 11 років роботи E-COM на українському ринку вдалось врятувати від вирубки більше 97 тис. дерев, а це майже 65 га лісу. Тим самим електронний документообіг зберіг кисень для більш, ніж 292 тис. чоловік, або населення такого міста як Чернігів.

Події, які запам’ятались

Для E-COM друга половина минулого року була насичена новими знайомствами, доленосними зустрічами та знаковими заходами. Найяскравішою подією, яка запам’яталась та уже вплинула на хід історії е-документообігу в Україні, стало проведення 8 листопада 2017 року E-SERVICE CONFERENCE. Це перша конференція у сфері е-сервісів, яка в одних стінах зібрала представників бізнесу та держави. Захід став майданчиком для пошуку спільних рішень актуальних проблем у розвитку українського е-документообігу.

Як компанія, яка стояла у витоків впровадження електронного обміну даними в Україні, “Е-СОМ” взяла на себе роль активного учасника розвитку та впровадження е-сервісів у різних сферах бізнесу. Для цього E-COM приєднався до Союзу Українських Підприємців (СУП) — об’єднання, яке захищає інтереси бізнесу та популяризує впровадження інновацій. Представники компанії разом з іншими членами СУПа обговорили проблемні питання прозорого підключення до е-документообігу з членами Офісу Національної Інвестиційної Ради. E-COM впливає й на розвиток логістичної галузі в Україні та впровадження е-сервісів у процеси транспортувань. Так, компанія об’єднала свої зусилля з Асоціацією “Український Логістичний Альянс” (“УЛА”).

За цей час у якості експертів ринку електронного обміну даними команду E-COM запрошували на різні бізнес-заходи. З доповідями та презентаціями е-сервісів представники компанії виступали на квартальних семінарах для бухгалтерів, ХVІ Форумі фінансових директорів, виставці TransUkraine, SystemGroup Logistic Forum. Окрім того, E-COM у партнерстві з інтерактивною платформою податкових знань Taxlink провели партнерський вебінар, присвячений темам заробітної плати та безпечних сервісів е-документообігу. Цікавою та довгожданною подією для учасників #GlavBuhAwards став Insight Forum: Бухгалтер Майбутнього, де E-COM взяв участь в обговоренні головних фінансових тем та нагородив переможців конкурсу цінними призами.

Технологічні рішення під слоганом “вперше”

Друге півріччя 2017 було багатим на нові технологічні досягнення, які ринок побачив вперше. На ринку успішно відбулась трьохстороння угода уступлення права вимоги у першому сервісі е-факторингу FactorEx на бізнес-платформі е-документообігу EXITE-EVOLUTION.

На автоматизації факторингових операцій E-COM не зупинився і продовжив розробляти рішення, яке покликане оптимізувати роботу не тільки банків, а й кожного українця. Так, нещодавно був випущений у продуктив новий унікальний сервіс, який зробить безпаперовим співробітництво банків та їх клієнтів: як великих компаній, так і фізичних осіб-підприємців. Вже зараз у тестовому режимі сервісом користуються клієнти Райффайзен Банку Аваль.

Колишніми уже не будуть і логістичні процеси: ефективне рішення проблем, з якими зіштовхуються перевізники та замовники при роботі з паперовими документами, знайдено. Нова розробка компанії “Е-СОМ” — онлайн сервіс LogistEx — автоматизує поставки та взаємодію з контрагентами логістичних компаній на основі EDI-технологій. Аналогів цього рішення на українському ринку немає. LogistEx — це унікальна можливість закрити логістичний документообіг “під ключ”.

Комплексна автоматизація FMCG ринку — ще один успішний кейс, який E-COM реалізував у партнерстві з IPLand. Спільне рішення двох компаній покликане автоматизувати ланцюжок поставок учасника FMCG ринку та роботу торгових агентів. Так, впровадження EDI-технологій електронного обміну юридично значущими документами та ІТ-сервісів управління продажами зробило ефективнішою та успішнішою роботу Snack Production — одного з найбільших виробників снеків в Україні.

Upgrade сервісів: краще, більше, зручніше

Згідно досліджень, у 2017 році український бізнес частіше зіштовхувався з розкраданням даних, ніж зі звичайними крадіжками. І у жертв кібератак, і у тих, кого вони обійшли стороною, залишились побоювання щодо безпеки, через що багато хто підвищив свої вимоги до провайдерів е-документообігу. E-COM — із тих, хто вчиться на чужих помилках, тому посилення рівня безпеки сервісів має найвищий пріоритет.

Так, команда розробки онлайн сервісу E-DOC удосконалила парольну політику, зробивши її надійнішою. Окрім того, став жорсткішим контроль входу користувача на платформу: з’явилась можливість відслідковувати ІР-адреси, складати та управляти “білим списком” із тих, з яких дозволений доступ. Завдяки новому розділу “Завдання”, у користувачів E-DOC з’явилась можливість масового скачування друкованих макетів документів, не відриваючись від поточних справ. Тепер також можна відправити документ для підписання контрагету без ЕЦП. Удосконалили і функціонал електронної звітності, зокрема, додали нові інструменти до складу розділу “Облік ПДВ”. Окрім того, реалізована можливість подачі звітності як в оригіналі, так і копії у різні податкові інспекції. Разом — реалізовано понад 100 форм е-звітності для подачі у контролюючі органи (ДФСУ, ПФУ, ДССУ). Слід зазначити, що онлайн сервіс E-DOC рекомендований АЦСК органів юстиції України.

Продовжується робота над розробкою нового функціоналу сервісу DistribEx. Незабаром у виробників з’явиться можливість виставляти плани закупівель своїм дистриб’юторам та отримувати актуальну інформацію про їх виконання. Окрім того, розвивається альтернативний канал продажів сервісу — е-документообіг між виробниками та їх постачальниками сировини та послуг. Новий канал продажів дозволить охопити більшу кількість великих постачальників.

Проаналізувавши звернення та потреби користувачів, внесли зміни до функціоналу сервісу “Портал Сертифікатів”. Тепер доступ до нього здійснюється по АРІ (Application Programming Interfaces), що дозволяє інтегрувати сервіс до звичної облікової системи. Додаткові можливості у користувачів з’явились після інтеграції “Порталу Сертифікатів” з сервісом “Е-специфікація” та EDI-документом DESADV (“Повідомлення про відвантаження”). На прохання користувачів був допрацьований розширений пошук за категоріями, а також додані додаткові інструменти, за допомогою яких можна контролювати зміни даних документів з якості товару та ідентифікувати їх актуальність.

Варто відзначити, що за вказаний період найбільш популярним розділом сервісу “Портал Постачальника” став розділ “Рівень сервісу”. У середньому на регулярній основі переглядають статистику 250 постачальників. Нагадуємо: “Портал Постачальника” доступний усім постачальникам та збір статистики здійснюється на основі EDI та юридично значущих документів.

Удосконалений сервіс “Е-специфікація”: завдяки інтеграції з “Порталом Сертифікатів”, у постачальника з’явилась можливість до пропозиції про зміну ціни прикріплювати сертифікати по кожній позиції. Завдяки підтримці АРІ, торгівельній мережі та постачальнику стало простіше отримувати актуальну інформацію про ціни, контракти, договори. Відтепер кожен менеджер мережі, який бере участь у процесі погодження цін, також може самостійно, без звернення у техпідтримку, змінювати прив’язку GLN. Слід відзначити, що у всіх документах, які фігурують у процесі погодження цін, вказаний код УКТ ЗЕД. Важливо і те, що з’явилась можливість погоджувати не лише ціни, але й кількість товару по кожній позиції. Ця функція налаштовується для кожної мережі індивідуально. Більше того, торгівельна мережа може надати постачальнику пропозицію на погодження акційної ціни із зазначенням кількості товарів по кожній позиції.

Перевагою сервісу “Е-специфікація” є те, що він інтегрований з каталогами мастер даних Listex та uCat. Це дозволяє користувачам дивитись на вказаних порталах актуальну інформацію про товари та приймати пропозиції по SKU зваженіше. По таким позиціям додані посилання на розширені характеристики товарів. Раніше ця функція була доступна лише постачальнику, а зараз і мережі. Роздрібна мережа у налаштуваннях може встановити відповідні обмеження, після чого постачальник не зможе їй пропонувати товари, яких немає у каталогах. У постачальника теж з’явились додаткові можливості: він може повідомити мережу про призупинення поставки товару на визначений період або вивести його із асортименту із зазначенням виведення/призупинення.

Успішно розвивається електронний факторинг: у сервісі FactorEx з’явилась можливість формування реєстру на основі товарних накладних торгівельної мережі Метро. Окрім того, доповнили список логічних перевірок формування реєстру, завдяки яким документ перед відправленням в банк практично не потребує перевірки ризик-менеджером.
Також для зручності користувача у сервісі розширено налаштування фільтрів, які дозволяють легко знайти необхідний документ.

Амбітна мета, яку поставила перед собою команда Е-СОМ на найближчу перспективу, – звільнити українські офіси від паперових завалів.

«Щоб назавжди звільнити українські офіси від паперових завалів Е-СОМ намагається розвивати нові грані е-документообігу у всіх сферах діяльності українського суспільства, змінювати старі підходи до вирішення бізнес-завдань на інноваційні», — повідомив Антон Коков, директор департаменту з розвитку сервісів е-документообігу E-COM.

Він також зазначив, що з кожною новою технічною розробкою, черговим впровадженим сервісом, відправленим е-документом ми робимо життя кожного українця комфортнішим та зручнішим.